Personel Yönetmeliği

ODTÜ MEZUNLARI DERNEĞİ PERSONEL YÖNETMELİĞİ
BÖLÜM I: GENEL
AMAÇ VE KAPSAM

Madde 1 – Bu Yönetmelik, ODTÜ Mezunları Derneği personelinin; çalışma koşullarını, niteliklerini, işe alınma, atanma ve yükselme ilkelerini, disiplin ve işten çıkarma hükümlerini, yetki ve sorumluluklarını, ücret ve diğer özlük haklarını düzenler.

TANIMLAR

Madde 2 – Yönetmeliğin bundan sonraki maddelerinde ODTÜ Mezunları Derneği DERNEK, ODTÜ Mezunları Derneği Yönetim Kurulu YÖNETİM KURULU, ODTÜ Mezunları Derneği’nin Vişnelik’teki arazisi üzerindeki fiziki mekanlar Vişnelik Tesisi TESİS, ODTÜ Mezunları Derneği Tesis İşletmesi İŞLETME ve ODTÜ Mezunları Derneği personeli PERSONEL olarak anılacaktır.

SAKLI HÜKÜMLER

Madde 3 – Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan konularda, İş Kanunu ve ilgili mevzuatta yer alan genel hükümlere göre karar vermeye, uygulamaya, düzenlemeye ve yönlendirmeye YÖNETİM KURULU yetkilidir.

BÖLÜM II: HİZMET BİRİMLERİ VE KADROLAR
HİZMET BİRİMLERİ
Madde 4 – DERNEK birimleri ile kapsadıkları hizmetler aşağıda verilmektedir:
1. İdari Birim: DERNEK İdari Birimi, aşağıdaki hizmetleri yürütür:

• Üyelik işlemleri ve üyelikle ilgili hizmetler
• Burs ve yardımlarla ilgili işlem ve hizmetler
• Çalışma gruplarının eşgüdümü ve sekreterya hizmetleri
• Bilgiişlem hizmetleri
• Basın, yayın ile ilgili hizmetler
• DERNEK tarafından düzenlenen panel, konferans, seminer, gezi, dinleti, turnuva, kampanya vb etkinliklerle ilgili hizmetler.

2. Muhasebe Birimi: DERNEK ve bağlı iktisadi ve ticari işletmelere ilişkin her türlü defterin yasalara ve ilgili mevzuata uygun tutulması, tahsilat ve ödemelerin yapılması ve bunlara ilişkin belgelerin düzenlenmesine ilişkin hizmetleri, Mali İşler Yönetmeliği’nde belirlenen esaslar dahilinde yürütür.
3. Satınalma Birimi: DERNEK ve bağlı iktisadi ve ticari işletmelere ilişkin ön onayı verilmiş olan her türlü satınalma için tekliflerin toplanması, sınıflandırılması ve onaya sunulması, alımı onaylanan mal ile ilgili siparişin verilmesi, malın teklife uygunluğu kontrol edilerek teslim alınması ile ilgili hizmetler ile maliyet muhasebesinin yapılması, maliyetle ilgili istenen şekilde raporların hazırlanması gibi hizmetleri yürütür. 4. Destek Hizmetleri Birimi: DERNEK iç ve dış mekanlarının tümünü kapsamak üzere bunların temizlik, bakım – onarım, tesisat hizmetleri, bahçe bakımı hizmetleri ile genel güvenlik gibi hizmetleri yürütür.

5. İŞLETME: TESİS’te verilen yiyecek – içecek hizmetleri, havuz ve sportif tesisler ile ilgili hizmetler, konser, düğün, vb. etkinliklere ilişkin hizmetlerin tümünü kapsar. İŞLETME bu hizmetleri Tesis İşletme Yönetmeliği’ne göre yürütür.

KADROLAR

Madde 5 – Madde 4’de belirtilen hizmetlerin yürütülmesinde görevlendirilecek personel, aşağıda belirtilen konumlardan biri kapsamında çalıştırılır:

1. Tam Zamanlı Personel 1. Sürekli Personel: DERNEK hizmetlerinin gerektirdiği sürekli görevlerde devamlı çalışmak üzere sürekli hizmet akdi esaslarına göre atanan görevlilerdir. 2. Geçici Personel: YÖNETİM KURULU tarafından saptanan geçici hizmetlerde ve/veya özel uzmanlık gerektiren işlerde belirli süreli hizmet akdi ile çalıştırılan görevlilerdir. Geçici personelin çalışma koşulları ve diğer hususlar özel sözleşmelerinde belirtilir. 2. Yarı Zamanlı Personel: Derneğin özel bir meslek bilgisini ve/veya uzmanlaşma gerektiren ancak tam zaman gerektirmeyen işlerinde danışman konumunda yarı zamanlı çalıştırılan görevlilerdir. Bu personelin çalışma koşulları ve diğer hususlar özel sözleşmelerinde belirtilir.
Madde 6 – Madde 4’de belirtilen hizmet birimlerinde ve yönetim kademelerinde görevlendirilecek kadrolar aşağıda belirtilmiştir.

1. Yöneticiler: 1. Genel Koordinatör: Genel Koordinatör, YÖNETİM KURULU tarafından atanmış tam zamanlı bir PERSONEL’dir. Genel Koordinatör kadrosu için görevlendirilecek kişinin DERNEK üyesi olması tercih sebebidir. Genel Koordinatörün görev ve yetkileri aşağıda sıralanmıştır: i. Genel Koordinatör, YÖNETİM KURULU kararlarını yürütmekle görevlidir. DERNEK ile buna bağlı iktisadi ve ticari işletmelerle ilgili işlemlerinin ilgili yasa, tüzük ve yönetmelik hükümlerine ve YÖNETİM KURULU kararlarına göre yürütülmesinden birinci derecede sorumludur. ii. Genel Koordinatör, PERSONEL’in en üst derecede sicil amiridir. Bu Yönetmelik çerçevesinde bunların atanma, çalışma koşulları, yükselme, disiplin, işten çıkarma, ücret ve performans değerlendirmelerini yaparak sonuçlarını YÖNETİM KURULU’na öneri olarak sunar. iii. Genel Koordinatör, YÖNETİM KURULU’nun verdiği yetkiye dayanarak DERNEK adına yazışmaları imzaya, teklif almaya, kabule veya redde yetkilidir. 2. İşletme Müdürü: İşletme Müdürü, YÖNETİM KURULU tarafından atanmış tam zamanlı bir PERSONELdir. İşletme Müdürü kadrosu için görevlendirilecek kişinin DERNEK üyesi olması tercih sebebidir. İşletme Müdürünün görev ve yetkileri aşağıda sıralanmıştır: i. İşletme Müdürü, TESİS’in YÖNETİM KURULU kararları ve Tesis İşletme Yönetmeliği doğrultusunda İŞLETME’ nin sevk ve idaresinden görevli ve sorumlu olup Genel Koordinatöre bağlı olarak çalışır.

ii. İşletme Müdürü, İŞLETME’ de çalışan tüm PERSONEL’ in birinci derecede amiridir. PERSONEL Yönetmeliği çerçevesinde bunların atanma, yükselme, disiplin, işten çıkarma, ücret ve performans değerlendirmelerini yaparak Genel Koordinatöre öneri olarak sunar. iii. YÖNETİM KURULU’nun kararları doğrultusunda Genel Koordinatörün verdiği yetki dahilinde İŞLETME adına yazışmaları imzaya, teklif almaya, kabule veya redde yetkilidir. 3. Birim Yöneticileri: Birim Yöneticileri, İdari birim, muhasebe, satınalma, destek hizmetler birimleri ile İŞLETME’ ye bağlı servis, mutfak ve satış – pazarlama gibi birimlerin sevk ve idaresinden birinci derecede sorumludur. Genel Koordinatörün önerisi ve YÖNETİM KURULU’nun onayıyla birim yöneticilikleri oluşturulabilir, veya varolan birimler birleştirilebilir. Birim yöneticileri, birimlerinin niteliğine göre İşletme Müdürüne veya Genel Koordinatöre karşı sorumludurlar. 2. İdari, teknik ve destek elemanları: İdari birim, muhasebe, satınalma birimleri ile İŞLETME’ de çalıştırılan idari elemanlarla, bilgiişlem hizmetleri, ses düzeni, ışıklandırma vb hizmetler ile inşaat işleri, tesisat işleri gibi hizmetlerde çalıştırılan teknik elemanlar, İŞLETME mutfak ve servis hizmetlerinde çalıştırılan elemanlar ile destek hizmetlerinde çalıştırılan elemanlara ilişkin kadrolardır. Bu kadrolarda çalışanlar, birim yöneticisine, birim yöneticisinin görevlendirilmediği durumlarda İŞLETME Müdürüne veya Genel Koordinatöre karşı sorumludur.

BÖLÜM III – İŞE ALMA

GÖREVLENDİRİLECEK PERSONELE İLİŞKİN İLAN, SEÇİM VE ATAMA

Madde 7 – Madde 6’da belirtilen kadrolar için PERSONEL görevlendirilmesine ilişkin yöntemler aşağıda belirtilmiştir:

1. Genel Koordinatör ve İşletme Müdürü: Bu iki kadro için eleman arandığı Derneğin Yayın organlarında ve TESİS girişinde panolarda ilan edilir. Ayrıca YÖNETİM KURULU tarafından uygun görülecek diğer duyuru yöntemleri uygulanabilir. İlan, başvuru süresinin bitiminden en az 15 gün öncesinde yapılır. Başvurular, en az ikisi YÖNETİM KURULU üyesi, İşletme Müdürü için en az biri İşletme Komitesi Üyesi olmak üzere YÖNETİM KURULU tarafından görevlendirilecek 5 kişilik bir komisyon tarafından incelenir, uygun bulunanların mülakatı bu komisyon eliyle yürütülür. 2. Komisyon, uygun bulduğu adayları YÖNETİM KURULU’na gerekçeleriyle sunar. Seçim ve atama YÖNETİM KURULU kararıyla yapılır. 3. Birim Yöneticileri: Tercihen ilgili birimin PERSONEL’i arasından Genel Koordinatörün önerisi, YÖNETİM KURULU’nun onayıyla atanır. 4. İdari, teknik ve hizmet personeli: Bu kadrolara atanacak PERSONEL sayısı ve nitelikleri Genel Koordinatörün önerisi ve YÖNETİM KURULU’nun onayıyla belirlenir. Belirlenen kadrolara atanacak PERSONEL’in seçimi, ilgili birim yöneticisinin veya İşletme Müdürünün önerisi, Genel Koordinatörün onayı ile gerçekleştirilir.

GÖREVLENDİRİLECEK TÜM PERSONEL İÇİN ZORUNLU ÖZELLİKLER

Madde 8 – DERNEK’te çalışmak üzere işe alınacak kişilerde aşağıdaki nitelikler aranır :

1. Görevin gerektirdiği mesleki deneyime sahip olmak,
2. Kanunların suç saydığı zimmet, ihtilas, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, inancı kötüye kullanma, dolanlı iflas gibi yüz kızartıcı bir fiilden dolayı hüküm giymemiş olmak

BÖLÜM IV – PERSONEL POLİTİKASI, YÜKÜMLÜLÜK VE SORUMLULUKLAR

PERSONEL POLİTİKASI

Madde 9 – DERNEK’in PERSONEL politikasının temel ilkeleri şunlardır:

1. PERSONEL’ in insan ve kişilik hakları korunur ve saygı gösterilir. 2. Bilgi, yetenek ve performans değerlendirme sonuçlarıyla belirlenen yeterliliklerine göre, çalışma koşulları ile kendini yetiştirmesi ve gelişmesi yönünden gereken olanaklar sağlanır. 3. PERSONEL, başarısını artırması, bilgi ve görgüsünü, mesleki yeterliliğini geliştirmesi için özendirilir ve bağlantılı olanaklar sağlanır. 4. PERSONEL’ e, yaptığı işin niteliğine uygun olarak, rahat ve güvenli çalışma ortamı sağlanır. 5. PERSONEL’ in sorun, görüş, düşünce ve önerilerini yönetime bildirmesini kolaylaştırıcı önlemler alınır, kendisini ilgilendiren konularda zamanında ve yeterli bilgi verilir. 6. PERSONEL’ in yaratıcılığı, başarısı, performansı, işine ve işyerine bağlılığı, ücretinin belirlenmesinde ve terfisinde dikkate alınır.

Madde 10 – DERNEK’in personel politikasının uygulanmasında ve geliştirilmesinde Genel Koordinatör, İşletme Müdürü ve birim yöneticileri YÖNETİM KURULU’na karşı sırasıyla görevli ve sorumludur.

YÜKÜMLÜLÜK VE SORUMLULUKLARI

Madde 11 – PERSONEL’ in temel yükümlülük ve sorumluluğu, görevinin gerektirdiği itibar ve güveni hak ettiğini ve layık olduğunu hizmet içindeki ve dışındaki davranışlarıyla göstermesi, DERNEK ve TESİS’e ait malzeme ve donanımın koruması, aynı kurum mensubu olmanın bilinciyle diğer PERSONEL ile saygı ilişkileri çerçevesinde çalışması ve bu bağlamda gereken yardım ve kolaylığı göstermesidir.

Madde 12 – PERSONEL’in yükümlülükleri aşağıda belirtilmiştir:
1. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerde belirtilen esaslara uymak ve amirleri tarafından verilen görevleri istenen nitelikte ve zamanında yerine getirmek 2. Yönergelerle belirlenen kılık ve kıyafet kurallarına uymak, yaka kartını takmak, Derneğin belirleyeceği yer ve görevde, sağlayacağı olanaklar içinde çalışmak, görevine düzenli olarak devam etmek, belirlenen çalışma saatlerine uymak, 3. Kendisine teslim edilen malzeme ve donanımı korumak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için gerekli önlemleri almak.

Madde 13 – PERSONEL, görevleri dolayısıyla öğreneceği DERNEK bilgileri ile üyeler başta olmak üzere üçüncü kişilere ait her türlü bilgiyi hiç bir kişi ve kuruluşa açıklayamaz, kendisi veya başkası yararına kullanamaz, gizli bilgilere dayanarak beyan ve yayında bulunamaz.

PERSONELİN TEMSİLİ

MADDE 14 – PERSONEL, İşyerine münhasır kalmak kaydıyla, PERSONEL’in dileklerini dinlemek ve gerektiğinde birim yöneticilerine iletmek, YÖNETİM KURULU, Genel
Koordinatör ve İşletme Müdürü ile aralarındaki işbirliği ve çalışma ahengi ile çalışma barışını sürdürmek, PERSONEL’in hak ve menfaatlerini gözetmek, kanunlar çerçevesinde çalışma koşullarının uygulanmasına yardımcı olmak, işçi sağlığı ve iş güvenliği ile iş verimi konularında öneriler sunmak, PERSONEL’i Personel Disiplin Kurulu’nda temsil etmekle görevli olmak üzere aralarından iki temsilci seçerler. Genel Koordinatör ve İşletme Müdürü temsilci olamaz.
Temsilciler bu görevlerini, işyerindeki işlerini aksatmamak ve iş disiplinine aykırı olmamak koşuluyla yerine getirirler.

PERSONEL DİSİPLİN KURULU

Madde 15 – Personel Disiplin Kurulu, YÖNETİM KURULU Üyelerinden birinin başkanlığında, bir diğer YÖNETİM KURULU Üyesi, Genel Koordinatör, PERSONEL’in bağlı bulunduğu birim yöneticisi ve bir PERSONEL temsilcisi olmak üzere 5 kişiden oluşur.
Madde 12 ve 13’de belirtilen kurallara uymayan ve ilgili yasaların suç saydığı fiilleri işleyen PERSONEL, birinci amirinin teklifi ve Genel Koordinatörün onayıyla soruşturmanın konusu fiilin işlendiğinin öğrenildiği tarihten itibaren 6 iş günü içinde Personel Disiplin Kurulu’na sevkedilir. İşlenen fiilin özelliğine göre, söz konusu PERSONEL hakkında karar verilinceye kadar işten uzaklaştırılabilir.
Kurul, PERSONEL’in yazılı savunmasını ister. Gerektiğinde tanık ifadesine başvurabilir. Disiplin Kurulu soruşturmayı, sevki izleyen 10 gün içinde tamamlayarak gerekçeli kararıyla birlikte soruşturma dosyasını YÖNETİM KURULU’na sunar.
YÖNETİM KURULU, gerektiğinde ek soruşturma ve inceleme yapar, PERSONEL hakkında kesin kararını verir ve kendisine yazılı olarak iletir. Uygulanacak cezaların niteliği, Yönetim Kurulu tarafından hazırlanacak bir yönerge ile belirtilir.

BÖLÜM V – ÇALIŞMA KOŞULLARI VE ÖZLÜK HAKLARI
GENEL
Madde 16 – Her PERSONEL için bir sicil dosyası açılır. Bu dosyada, iş başvuru formu ve fotoğraflar, istenen belgeler, atama, yükselme, disipline ilişkin karar ve yazışma örnekleri, sağlık durumuna ilişkin belgeler, izin, takdir ve ödüllendirmeye ilişkin onay ve yazışmalar, medeni durum ve aile durumu bildirimleri ve görevliye ilişkin olarak yapılan yazışmaların örnekleri bulunur.

ÇALIŞMA SÜRESİ
Madde 17 – PERSONEL’in günlük ve haftalık çalışma süresi, görevi çerçevesinde farklı saatlerde belirlenebilir. Bu süre, haftanın herhangi bir günü izin verilmek üzere, günlük çalışmanın başlama ve bitiş saatleri ile dinlenme süresi, hizmetin özelliklerine göre belirlenir.
Madde 18 – Birim yöneticileri tarafından gerek görüldüğü takdirde, PERSONEL’e normal çalışma saatleri dışında fazla çalışma yaptırılabilir. Bu durumda İş Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

İZİNLER
Madde 19 – PERSONEL’e, ilgili mevzuat çerçevesinde izin kullandırılır. İzin, PERSONEL’in yazılı başvurusunu ilgili birim yöneticisine vermesi ve bunun Genel Koordinatör tarafından
onaylanması ile kullandırılır. PERSONEL, iznini geçireceği yerin adresi ve telefonunun, izin dilekçesinde bildirmek zorundadır. Kullandırılan izinlere ilişkin bilgiler yıllık izin defterine işlenir ve ayrıca PERSONEL’in dosyasına kaydedilir.
PERSONEL izinleri, işlerin aksamayacağı şekilde düzenlenir. İzin, istirahat vb. durumlarda işyerine gelmeyen PERSONEL’in görevini üstlenebilecek bir PERSONEL görevlendirilir.
Genel Koordinatörün izin kullanması, YÖNETİM KURULU onayıyla gerçekleşir. Genel Koordinatöre yokluğunda vekalet edecek kişi, YÖNETİM KURULU tarafından belirlenir.
Yıllık izinler, hakolunan yılın sonuna kadar kullanılmak zorundadır, bir sonraki yıla devredilemez.

ÜCRETLER
Madde 20 – Genel Kurul tarafından onaylanan bütçe kapsamında, PERSONEL’in görev ve nitelikleri çerçevesinde bir ücret cetveli hazırlanır ve YÖNETİM KURULU kararıyla belli dönemlerde yürürlüğe girer.
Madde 21 – Başarılı PERSONEL’in takdir edilmesini sağlamak amacıyla, YÖNETİM KURULU kararıyla ek ücret verilebilir. Özellikle karlılık esasına dayalı hizmetlerde görev yapan PERSONEL için prim sistemi uygulanabilir. Uygulanacak prim ile ilgili esaslar, Yönetim Kurulu tarafından hazırlanacak bir yönerge ile belirlenir.

BÖLÜM VI – YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME
MADDE 22 – Bu yönetmelik, yürürlüğe girdiği tarihten önce işe başlamış tüm PERSONEL’i de kapsamakta olup, özlük haklarıyla ilgili müktesep hakları saklıdır.
Madde 23 – Bu yönetmelik, ODTÜ Mezunları Derneği’nin 07/06/2003 tarihli Genel Kurulunda kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.
Madde 24 – Bu yönetmelik hükümlerini YÖNETİM KURULU yürütür.