AMAÇ
Madde 1 – Bu yönetmeliğin amacı, ODTÜ Mezunları Derneği merkezinin tüm birimlerinde çalışma dönemi içinde uygulanacak bütçenin planlama, koordinasyon ve denetimini, varlıkların, borç ve alacakların, gelir ve giderlerin kayıt ve denetimini düzenleyen ana ilkeleri saptamaktır.
TANIMLAR
Madde 2 – Bu yönetmelikte ODTÜ Mezunları Derneği DERNEK, ODTÜ Mezunları Derneği tarafından Ankara dışındaki illerde kurulmuş olan şubeler ŞUBE olarak anılacaktır.
KAPSAM
Madde 3 – Bu yönetmelik, Dernek ve Şubelerin mali işlemleri bütçe hazırlanması ve uygulanması ile muhasebe işlemlerini kapsar. Dernek ve Şubelerin mali işlemleri, bu yönetmelik hükümlerine göre yürütülür.
BÜTÇE
Madde 4 – Dernek bütçe dönemi, 1 Haziran – 31 Mayıs arasıdır. Dernek bütçesi, Dernek Genel Kurulunun onayıyla 1 Haziran itibarıyla yürürlüğe girer. Bütçenin yürürlük tarihi ile bütçenin Genel Kurulca onaylanma tarihi arasındaki devrede yapılacak giderleri karşılamak için, bir önceki dönemin gerçekleşen bütçesinin 1/12 si oranını geçmemek koşuluyla harcama yapılabilir. Ancak bu giderler, kesin hesap raporlarıyla birlikte Genel Kurul’a sunulur.
Madde 5 – Bütçe, gelir ve gider bütçeleri olmak üzere iki ana gruptan oluşur. Derneğin lokal işletmesine ilişkin gelir ve gider bütçesi, Dernek konsolide bütçesinin içinde gösterilir. Bütçe, gelirler ve giderler olarak iki ana bölümden oluşur.
A. GELİR BÜTÇESİ
Dernek gelirleri kalemleri, aşağıdakilerden oluşur:
- Üye Giriş Ödentisi
- Üye Yıllık Ödentisi
- Tesis Katkı Payı
- Dernek taşınır ve taşınmaz malları haklarının işletmesinden ya da kiraya verilmesinden sağlanan gelirler ile menkul değerler gelirleri
- Her türlü yayın ve piyango satışları ile toplantı, fuar, gösteri, konser, spor yarışmaları ve benzeri düzenlemelerden elde edilen gelirler
- Her türlü bağış, vasiyet ve yardımlar ile Yardım Toplama Kanunu Hükümleri uyarınca sağlanacak yardımlar
- Ortaklıklar ve iktisadi işletmelerden sağlanacak gelirler
- Dernek mal varlığından elde edilecek gelirler
- Danışmanlık, bilirkişilik ve benzeri hizmet karşılığı gelirler
- Fon ve faiz gelirleri
- Diğer gelirler
B. GİDER BÜTÇESİ
Gider bütçesi, aşağıdakilerden oluşur:
- Personel giderleri
- Elektrik, su, doğal gaz ve benzeri bina sarf giderleri
- Yayın giderleri
- Burs, yardım ve bağış giderleri
- Demirbaş giderleri
- Kırtasiye, basılı kağıt ve büro malzemeleri sarf giderleri
- Danışmanlık ve benzeri hizmet karşılığı giderler
- Gayrimenkul alım, yatırım, bakım ve onarım giderleri
- İktisadi işletme giderleri
- Vergi, harç ve sigorta giderleri
- Temsil ve ağırlama giderleri
- Diğer giderler
Madde 6 – Şubeler için ayrı gider bütçesi yapılıp yapılmayacağı, Genel Kurullarda, ya da Genel Kurul’un yetki verdiği Dernek Yönetim Kurulunca belirlenir. Şubeler için hazırlanan bütçeler, Dernek bütçesi ekinde Genel Kurul’un onayına sunulur.
BÜTÇENİN UYGULANMASI
Madde 7 – Genel Kurulda kabul edilen bütçedeki gelirlerin gerçekleştirilmesinde ve giderlerin belirtilen sınırlar içinde yapılmasında Dernek Yönetim Kurulu, yetkili ve sorumludur. Harcamalar, biri Başkan veya Sayman Üye olmak üzere imzaya yetkili iki Yönetim Kurulu üyesinin onayıyla yapılır. Dernek Yönetim Kurulu, Dernek personelinden gerekli gördüklerine, belli bir miktarla sınırlı kalmak kaydıyla harcama yetkisi verebilir. Bu kişilerin isimleri ve harcama yetkisine ilişkin ayrıntılar, Yönetim Kurulu karar defterinde yer alır.
Madde 8 – Yeterli ödeneği bulunmayan fasıldan, gerekli ödenek aktarması yapılmadan harcama yapılamaz. Dernek Yönetim Kurulu, bütçenin genel gider fasılları arasında, ihtiyaç halinde aktarma yapmaya yetkilidir. Aktarmanın nedeni ve tutarı, Yönetim Kurulu kararıyla belirlenir ve karar defterine kaydedilir. Ancak, burs, yurt ve yardımlar fonu ile tesis katkı fonu gibi, belli bir amaç doğrultusunda oluşturulan bütçe fasıllarından, bütçenin diğer fasıllarına aktarma yapılamaz.
Fasıllar arasında aktarma yapılmakla birlikte ihtiyacın karşılanamaması halinde, bütçe tasarrufundan karşılanmak üzere Yönetim Kurulu kararıyla harcama yapılabilir. Bu fazla harcama, bir sonraki dönemde Genel Kurul’un onayına sunulur.
BÜTÇE RAPORLARI
Madde 9 – Her ay gerçekleşen gelir ve giderler, karşılaştırma cetvelleri ile izlenir. Cetveller, Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilerek gerekli önlemler alınır.
Madde 10 – Her bütçe dönemi sonunda, yapılan harcamalar ve elde edilen gelirler, onaylanan bütçedeki öngörülen rakamlarla karşılaştırmak suretiyle kesin hesap raporu hazırlanır ve Genel Kurul’a sunulur.
MUHASEBE ORGANİZASYONU
Madde 11 Gelir ve giderlerin muhasebeleştirilmesinde, ilgili mevzuata, Dernek etkinliklerine ve Bütçe düzenine uygun olarak hazırlanan hesap planı uygulanır. Güncel işlemlerin gerektirdiği alt hesaplar dışında hesap planında değişiklik yapılmasında Dernek Yönetim Kurulu yetkilidir.
Madde 12 – Günlük tahsilat ile günlük ödeme döküm cetvelleri, her akşam kasa kapatıldıktan sonra düzenlenerek imzaya yetkili kişi/kişiler tarafından imza edilir. İmzaya yetkili kişiler, Dernek Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Günlük işlemlerin deftere geçirilmesinde döküm cetvelleri esas tutulur.
MUHASEBE İŞLEMLERİNDE YETKİ VE SORUMLULUK
Madde 13 – Muhasebe birimi personeli, Dernek ve lokal muhasebe işlemlerinin usulune uygun yapılmasından, Dernek tüzüğü ve yasaların öngördüğü defterlerin düzenli tutulmasından, yasada öngörülen süreler içerisinde onaylatılmasından sorumludur.
Madde 14 – Muhasebe fişleri ve mizan cetvelleri, Sayman Üye veya Madde 7 hükümleri uyarınca harcama yetkisi verilmiş Dernek personeli tarafından işlem kontrolü yapılarak imzalanır. Yetkililerin imzasını taşımayan fişlere istinaden hiçbir ödeme yapılmaz. Yapıldığı takdirde, bundan doğacak Dernek zararını, ödemeyi yapmış olanlar tazmin ederler.
Madde 15 – Sayman üye, Derneğin ve lokal işletmesinin muhasebe ve defterleri üzerinde inceleme ve izleme yaparak Yönetim Kurulu adına muhasebe iş ve işlemlerini sürekli olarak denetler. Gördüğü eksiklik veya aksaklıkları, gereğine göre muhasebe personeline, Dernek veya İşletme Müdürüne, ya da Yönetim Kurulu’na bildirir.
NAKİT YÖNETİMİ
Madde 16 – Dernek ve iktisadi işletmenin kasasında hazır bulundurabileceği nakit miktarı, Dernek Yönetim Kurulu tarafından dönemsel olarak belirlenir. Eldeki nakitin, Dernek amaç ve ilkeleri doğrultusunda en uygun şekilde değerlendirilmesinden Dernek Yönetim Kurulu sorumludur.
YÜRÜRLÜK
Madde 17 – Bu yönetmelik, ODTÜ Mezunları Derneği’nin 23/06/2001 tarihli Genel Kurulu’nda kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.
