AMAÇ
Madde 1 – Bu yönetmeliğin amacı, ODTÜ Mezunları Derneği Tüzüğü’nün ilgili maddesinde tanımlanan Denetleme Kurulu’nun çalışma ilke ve esaslarını belirlemektir.
TANIMLAR
Madde 2 – Bu yönetmelik kapsamında ODTÜ Mezunları Derneği DERNEK, ODTÜ Mezunları Derneği tüzüğü TÜZÜK, ODTÜ Mezunları Derneği Denetleme Kurulu DENETLEME KURULU olarak anılacaktır.
ÇALIŞMA BİÇİMİ
Madde 3 – Denetleme Kurulu, dernek Genel Kurulu tamamlanıp seçim sonuçlarının açıklanmasını izleyen bir hafta içinde en yaşlı üyenin çağrısı üzerine toplanır. Üyeler bu toplantıda aralarından birini Denetleme Kurulu Başkanı olarak seçerler ve dönem içinde yürütülecek çalışmalara ilişkin iş planı yaparlar.
Denetleme Kurulu, en az 3 ayda bir, en az 2 üyenin katılımıyla toplanır. Bu toplantılara Denetleme Kurulu, bilgi vermek üzere Yönetim Kurulu üyelerinden veya Dernek personelinden gerekli gördüklerini davet edebilir.
GÖREVLERİ
Madde 4 – Denetleme Kurulunun görevleri, tüzüğün ilgili maddesinde belirtildiği üzere:
- Derneğin bütçe, hesap ve işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri üzerinde en az üç ayda bir yapacağı inceleme sonuçlarını ve önerilerini Yönetim Kuruluna bir raporla bildirmek,
- Yönetim Kurulu’nun çalışmalarını ve idari işleyişi değerlendirerek bunların ilgili mevzuata, Dernek tüzük ve Genel Kurul kararlarına uygunluğunu incelemek, Yönetim Kurulu’na önerilerde bulunmak,
- Çalışma dönemi sonunda Yönetim Kurulunca hazırlanan çalışma raporu ile bilanço ve gelir / gider çizelgeleri hakkındaki inceleme sonuçlarını bir raporla Genel Kurula sunmaktır.
YETKİLERİ
Madde 5 – Denetleme Kurulu’nun yetkileri aşağıda sıralanmıştır:
- Mali ve idari işlemlerde mevzuata, usul ve yönetmeliklere göre saptamış olduğu eksiklikleri düzeltilmek üzere Yönetim Kurulu’na yazılı olarak bildirmek ve önerilerde bulunmak,
- Denetlemelerde, mali işlerle ilgili hesapların mevzuata, Dernek tüzük veya yönetmeliklerine, ya da Dernek Genel Kurul kararlarına aykırı olduğunu saptaması halinde veya Dernek Yönetim Kurulu üyeleri ya da Dernek personeli arasında görevi kötüye kullanma, zimmete para geçirme ya da yolsuzluk saptaması halinde sorumlular hakkında Dernek Disiplin Kurulu’nca veya adli makamlarca soruşturma açılması için gerekli işlemi yapmak,
- Tüzüğün ilgili maddesinde belirtildiği üzere Dernek hesap ve idari işlemleriyle ilgili olarak alacağı kararla, veya Yönetim Kurulu’nun, yedekler de dahil, çoğunluğunu kaybetmesi durumunda Dernek üyelerini Olağanüstü Genel Kurul’a çağırmaktır.
DENETLEME KONULARI
Madde 6 – Denetlemelerde yasalarda öngörülen ve Tüzüğün ilgili maddesinde Dernek tarafından tutulması zorunlu olduğu belirtilen defterlerin tümü, mevzuata uygunluğu açısından denetlenir. Defterlerin bütçe fasıllarına ve muhasebe usullerine uygunluğu incelenir. Denetleme devresine ait mizan, Denetleme Kurulu tarafından imzalanır ve denetleme raporuna eklenir.
Denetlemelerde ayrıca Yönetim Kurulu karar defteri incelenir. Toplantıların sıklığı, toplantılarda çoğunluğun sağlanıp sağlanmadığı, alınan kararların ve bu kararlara ilişkin uygulamaların Tüzüğe ve Genel Kurul kararlarına uygunluğu denetlenir.
Denetlemelerde aşağıdaki hususlar ayrıntılı olarak incelenir ve rapora yazılır:
- Envanter kayıtlarının bilançoya uygunluğu,
- Muhasebe defterlerinin muhasebe planına göre uygunluğu,
- Gelir makbuzları, tarih ve sayıları ile muhasebe kayıtlarına uygunluğu,
- Kasa mevcudu sayımı ve açık olup olmadığı,
- Bankalar hesabı, ve kasa defteri ile karşılaştırması, varsa çek karnelerinin durumu,
- Muhtelif alacaklılar ve muhtelif borçlular hesabı, borçların kaynağı ve ödememe nedenleri,
- Demirbaş, sabit değerler ve ambar hesaplarının muhasebe usul ve esaslarına uygun olup olmadığı,
- Gelirler hesabının mevzuata uygunluğu, tahsilat aksaklığı varsa nedenleri,
- Giderler hesabının mevzuata uygunluğu, giderlerin bütçe fasıllarına uygunluğu, aşmalar varsa nedenleri, fasıllar arası aktarma yapılmışsa Yönetim Kurulu kararları,
- Vergi, stopaj, sigorta primlerinin yasal süresi içinde ödenip ödenmediği.
DENETLEME ÇEŞİTLERİ VE DEVRELERİ
Madde 7 – Denetleme çeşitleri ve devreleri aşağıda belirtilmiştir:
- İlk denetleme, Devir Denetlemesi olup mali işlemler ve hesaplarda yeni Yönetim Kurulu’na devrolunan işlemleri kapsar. Devir denetlemesinin, Genel Kurul’u izleyen en geç 30 gün içinde yapılması zorunludur.
- Mali yıl kapanışında Bilanço Denetlemesi yapılır. Bilanço denetlemesi mali yıl kapanışı ile yeni yıl bilanço ve envanterinin düzenlenmesini içerir. Bilanço denetlemesinin, Ocak ayı sonuna kadar tamamlanması zorunludur.
- Çalışma Dönemi Denetlemesi, Genel Kurul öncesinde Yönetim Kurulu çalışma raporunun ve bilançonun denetlenmesini kapsar. Çalışma dönemi denetleme raporu, Genel Kurul öncesinde üyelere iletilir ve Genel Kurul’da Denetleme Kurulu sözcüsü tarafından okunur, gerekli görülen açıklamalar yapılır.
- Bunlar dışındaki 3 aylık dönemlerde yapılacak denetlemeler, ara denetlemelerdir. Ara denetlemeler, 3 aylık dönemlere ilişkin hesapların kapatılmasını izleyen onbeş gün içinde yapılır.
- Yukarıda belirtilen denetlemeler dışında Yönetim Kurulu’nun lüzum göstermesi, veya üyeler tarafından bir ihbar yapıldığı takdirde lüzum denetlemesi yapılır. Bu denetlemeler, lüzum görülen, gösterilen veya ihbar edilen mali konuları kapsar. Lüzum denetlemesi, lüzum gösterildiği tarihi izleyen en geç 15 gün içinde yapılır. Ayrıca, Dernek idari uygulamaları ve hesaplarına ilişkin olarak üyelerden yazılı olarak istenen bilgilere en geç 30 gün içinde yazılı olarak yanıt verilir.
DENETLEME RAPORLARI
Madde 8 – Her denetlemenin bulguları, denetleme konularının mevzuata uygun olup olmadığı sonucunu içeren bir raporla saptanır. Kurulca yapılan denetlemelerde Denetleme Kurulu üyeleri arasında görüş ve kanı farkı olması halinde bunlar da rapora ayrıntılarıyla yazılır.
Madde 9 – Denetleme Kurulu raporu, aşağıda belirtilen konuları içerir:
- Denetleme tarih aralığı
- Denetlemede hazır bulunanların isimleri
- İdari Denetleme: Yönetim Kurulu karar defterinin usule uygunluğu
- Mali İnceleme:
- İncelenen defterler, usule uygunluğu ve düzenliliği
- Mali hareketler, devreden bakiyeler
- Gelir ve gider belgeleri, bunların usule uygunluğu
- Yorum:
- Geçen yılın gelir-giderleriyle cari yılın karşılaştırması
- Gerçekleşen gelir-giderin tahmini bütçe ile karşılaştırılması
- Gelir-gider rakamlarındaki fazlalıkların irdelenmesi
- Muhtelif Alacaklılar ve Muhtelif Borçlular hesaplarının irdelenmesi
- Çalışma Grupları ve hesaplarının irdelenmesi
- Sonuç ve Öneriler:
- Personel üzerine görüş ve eleştiriler
- Bütçe üzerine görüş ve eleştiriler
- Çalışma Grupları mali hareketleri üzerine görüş ve eleştiriler
- Muhasebe sistemi üzerine görüş ve eleştiriler
- Yönetim Kurulu çalışma programı üzerine görüş ve eleştiriler
- Diğer dilek ve öneriler
YÜRÜRLÜK
Madde 10 – Bu yönetmelik, ODTÜ Mezunları Derneği’nin 23/06/2001 tarihli Genel Kurulu’nda kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.
