Çalışma Grupları Yönetmeliği

2021 YILI OLAĞAN GENEL KURUL’DA DEĞİŞİKLİK YAPILAN ÇALIŞMA GRUPLARI YÖNETMELİĞİ

AMAÇ

Madde 1 – Dernek Tüzüğü’nün ilgili 33. Maddesi uyarınca oluşturulacak çalışma gruplarının kuruluş biçimlerini, çalışma yöntemlerini, görev ve yetkilerini belirlemektir.

DAYANAK

Madde 2 – Medeni Kanun, Dernekler Kanunu ve Yönetmelikleri, ODTÜ Mezunları Derneği Tüzüğü.

TANIMLAR

Madde 3 – Çalışma grubu; sosyal, kültürel ve toplumsal konularda çalışma ve araştırmalar yapan komite, komisyon, proje grupları, kulüp ve atölyeler gibi grupların adıdır. Kulüp ve atölyeler haricinde tüm çalışma grupları kendi içlerinden seçilen Yürütme Kurulu vasıtasıyla yönetilirler. Yürütme kurulları en az 3 en çok 7 üyeden oluşur. Üniversitemiz (ODTÜ) öğrencileri, gönüllü olarak çalışma gruplarında dernek üyeleri ile birlikte görev alabilir ve yürütme kurullarında yer alabilirler.

a) Komiteler:

Derneğin daimi çalışma birimleridir. Yayın, burs, işletme, etkinlik gibi alanlarda mevcut Yönetim Kurulu’nun çalışmalarına destek veren birimlerdir. Bu birimler Derneğin mevcut çalışma programı, bu yönetmelik ve bu yönetmeliğe uygun kendi bağımsız yönetmelikleri doğrultusunda hareket ederler. Yürütme kurullarının görev süreleri yönetim dönemi ile sınırlıdır.

b) Komisyonlar:

Belli bir yönetim dönemine ilişkin olarak çalışma programında yer alan geniş kapsamlı etkinlikler yürüten, görev süreleri yönetim dönemi ile sınırlı çalışma gruplarıdır.

c) Proje Grupları:

Hedefi, kapsamı ve bütçesi önceden belirlenmiş bir konuda süreli çalışmalar yürüten çalışma gruplarıdır. Çalışmanın tamamlanmasıyla proje grubunun varlığı son bulur.

d) Atölyeler ve Kulüpler:

Yönetici bir üye sorumluluğunda Etkinlikler Komitesi’ne bağlı olarak kültürel, sosyal, sanatsal faaliyetler yürüten çalışma gruplarıdır. Yönetici üye Etkinlikler Komitesi toplantılarına katılarak çalışmalar hakkında bilgi vermekle yükümlüdür.

KURULUŞ

Madde 4- Çalışma gruplarının amacı, Dernek Tüzüğü’nde belirlenen çalışma konularında genel veya özel ilgi, deneyim ve birikim gerektiren alanlarda araştırmalar yapmak, bilgi paylaşmak, yaymak ve aktiviteler yapmaktır. Tüzüğümüzün ilgili 33. Maddesi doğrultusunda ihtiyaç halinde Yönetim Kurulu’nun talebi veya üyelerden gelen teklif üzerine kuruluş amacı ve gerekçesini, bütçesini, gerekli girdi ve kaynaklarını kapsayan, Yönetim Kurulu’ndan beklenen destek ve katkıları içeren rapor hazırlamak kaydıyla ODTÜ Mezunları Derneği Yönetim Kurulu kararı ile kurulur.

Çalışma gruplarına alt grup oluşturulması, ilgili alt gruplara üye kabulü, üye sayısı Yürütme Kurulu’nun önerisi ile gerçekleştirilir.

Çalışma grubuna üye olabilmek için ODTÜ Mezunları Derneği’ne üye olup, medeni kanunun 68. Maddesi gereği üyelik koşullarını ve Dernek Tüzüğü’nde bulunan koşulları yerine getirmiş olmak gerekir.

ÇALIŞMA BİÇİMİ

Madde 5

1. Çalışma döneminde etkinlik göstermesi öngörülen yeni çalışma grupları ile bir önceki dönemden etkinlikleri sürenler, Dernek üyelerine tanıtılır ve katılım için çağrı yapılır. Çalışma gruplarında görev almak isteyen Dernek üyeleri, Dernek Sekretaryasına isimlerini bildirirler. Toplantılarla ilgili duyurular, Dernek Sekretaryasına isim bildirmiş olanlara yapılır. Özür bildirmeden üst üste 4 kez toplantılara gelmeyenlerin çalışma grubu üyeliği kendiliğinden son bulur.
2. İlk toplantının çağrısı Yönetim Kurulunca yapılır. Bundan sonraki toplantıların gün ve saatlerini çalışma grubu, Dernek Sekretaryasının bilgisi dâhilinde kendisi saptar. Yönetim Kurulu, işin öncelik ve ivediliği halinde çalışma grubunu olağanüstü toplantıya çağırabilir.
3. Çalışma gruplarının Yönetim Kurulu’yla iletişimini sürekli kılmak amacıyla Yönetim Kurulu asıl veya yedek üyelerinden en az biri, çalışma gruplarında görev alır. Çalışma grupları, ilk toplantıda Yürütme Kurulu üyeleri arasından bir başkan ve bir yazman belirler. Başkan, toplantılara başkanlık etmenin ötesinde, çalışma grubunun sözcüsüdür. Yazman ise toplantı tutanaklarının düzenli tutulmasından ve dosyalanmasından sorumludur.
4. Dernek Sekretaryası, toplantı tarihinin duyurulması, gerekli mekânın düzenlenmesi, gerekebilecek belgelerin sağlanması, çoğaltılması gibi sekretarya hizmetleri konusunda başkana yardımcı olur. Toplantı gündemi, bir önceki toplantıda saptanmamışsa, başkan ve yazman tarafından o toplantıya hazırlanarak getirilir. Tutanaklar, belgeler, kararlar ve raporlar Dernek Sekretaryasında çalışma grubu için ayrılmış dosyalarda saklanır. Dosyalar her an Yönetim Kurulu’nun erişimine açık tutulur.
5. Çalışma grubu toplantı karar tutanakları ve katılım çizelgesi yazman üye tarafından Yönetim Kurulu Sekretaryasına teslim edilir.
6. Çalışma grubu toplantı periyodu Yürütme Kurulu tarafından belirlenir.

GÖREV YETKİ VE FAALİYETLERİ

Madde 6

1. Çalışma gruplarının görevi, kuruluş amaçlarına uygun olarak Yönetim Kurulu tarafından belirlenerek kendilerine verilen veya kendilerince teklif edilip Yönetim Kurulu’nca kabul edilen konuların incelenmesini, değerlendirilmesini ve karara bağlanmasını kapsar. Bu kararları Yönetim Kurulu aynen kabul edebileceği gibi reddetmeye veya üzerinde değişiklik yapılması talebiyle çalışma grubuna iadeye yetkilidir.
2. Çalışma grupları yapacakları tüm faaliyetler ve görevlendirmeler için önce Yönetim Kurulu onayını alırlar. Çalışma grubunun etkinlikleriyle ilgili olarak üçüncü şahıslarla kurulacak ilişki için Yönetim Kurulu gerekli görürse çalışma grubu başkanını veya çalışma grubunun bir üyesini görevlendirebilir. Yönetim Kurulu’nca yetki verilmedikçe çalışma grubu üyeleri, komitenin etkinlikleri çerçevesinde de olsa Derneği temsil edemezler.
3. Çalışma grubu, çalışma dönemi süresince varsa yapılacak harcamalar için planlama aşamasında bütçe hazırlayarak Yönetim Kurulu’nun ön onayını almak zorundadır. Yönetim Kurulu, çalışma grubunun taleplerini Dernek bütçesi çerçevesinde değerlendirir ve çalışma grubuna geri bildirimde bulunur. Çalışma grubu, etkinliklerini bu geri bildirim ışığında düzenler. Ücretsiz etkinlikler için sponsor kanalların araştırılması uygulamanın önceliğidir.
4. Sempozyum, seminer, eğitim kursları, bilimsel toplantılar, halka yönelik eğitim programları vb. düzenlerler.
5. Bilimsel araştırmaları teşvik eder ve düzenlerler.
6. Ülke düzeyinde veri tabanı oluştururlar ve bunun sürekliliğini sağlarlar.
7. Kitap, rehber, kısa raporlar ve her türlü basılı materyali hazırlarlar.
8. Belirli konularda ayrıntılı değerlendirme ve araştırma yapmak üzere; diğer çalışma grupları veya diğer derneklerle inceleme, araştırma grubu veya uzlaşı paneli kurabilirler.
9. Uluslararası dernekler veya bu derneklerin çalışma grupları ile ilişkiler kurarlar.

GÖREVDEN ALMA

Madde 7 – Yönetim Kurulu Yürütme Kurulu üyelerinin birini veya tamamını;

1. Yürütme Kurulu’nun Derneğin Tüzük ve Yönetmeliklerine aykırı hareket etmesi durumunda,
2. Yönetim Kurulu’ndan onay alınmaksızın iletişim kanalları kullanılarak kamuoyuna ODTÜ Mezunları Derneği adına açıklamalar yapılması durumunda,
3. Yürütme Kurulu’nun minimum sayısı olan 3 üyenin altına düşmesi ve bir ay içinde gerekli sayıya ulaşamaması durumunda
4. Oluşturulan Çalışma Grupları Yönetmeliği’ne aykırı hareket edilmesi durumunda

görevden alabilir.

FAALİYETİN SONA ERMESİ

Madde 8 –  Çalışma Gruplarının;

a) Yürütme Kurulu’nun çoğunluğunun istifa etmesi durumunda veya 

b)Kuruluş raporunda ve çalışma programında belirtilen amaçlarını gerçekleştirmiş çalışma gruplarının, sonuç raporunu Yönetim Kurulu’na sunması ile faaliyeti sona erer.

1 ay içerisinde Yürütme Kurulu, Yönetim Kurulu tarafından oluşturulamazsa çalışma grubu feshedilmiş sayılır.

YÜRÜRLÜK

Madde 9 – Bu yönetmelik, ODTÜ Mezunları Derneği’nin 18.06.2021 tarihinde yapılan Genel Kurulu’nda kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.