ODTÜ Mezunları Derneği

SATINALMA YÖNETMELİĞİ

Bu yönetmelik ODTÜ Mezunları Derneği (bundan böyle "DERNEK" olarak anılacaktır) ve onun iktisadi işletmesi olan Vişnelik Tesisi'nin (bundan böyle "İŞLETME" olarak anılacaktır) her tür yatırım/yenileme/ demirbaş, malzeme, ürün ve hizmet satın alımlarında (bundan böyle "ALIM" olarak anılacaktır) uyulması zorunlu olan esasları belirler.

2. İLKELER VE TANIM DERNEK'in satınalma ilkeleri, ALIM'ların gereken nicelik ve nitelikte, en uygun fiyat ve ödeme koşullarında ve zamanında alınması esasına dayanır. Satınalma işlemi, ALIM'ın, DERNEK'in satınalma ilkelerine uygun olarak araştırılması, seçimi, temini, teslim alınması, uygun şartlarda depolanması, ve nihai kullanıma sunulması ile ilgili süreci kapsar.

3. KURALLAR Satınalma sürecinde uygulanması gerekli kurallar aşağıdaki gibidir:

3.1. Bu yönetmeliğin yürütülmesi ile ilgili, prosedür, yönerge vb. ilgili belgeler, DERNEK Yönetim Kurulu tarafından hazırlanır ve uygulamaya konur,

3.2. Her hal ve şartta pazarlık yapılır,

3.3. Peşin ve vadeli alımların maliyet farkı netleştirilerek, net güncel değer analizleri yapılarak derneğin çıkarları doğrultusunda hareket edilir,

3.4. Satın alınan ürünlerin sevk irsaliyesinde birim ve toplam fiyatlarının net olarak yazılması sağlanır, teslim almada irsaliye veya faturasız hiçbir malzeme kabul edilmez,

3.5. Satın alınan malzeme veya hizmetin teslim tarihi veya saatinden taviz verilmez,

3.6. Sürekli olarak alternatif tedarikçiler bulundurulur, malzeme ve hizmet fiyatları en az üç tedarikçi ile kontrol edilir,

3.7. Satın alınan ürün ve hizmet kalitesi sürekli gözetilir, uygun olmayan ALIM reddedilir, fiyat/nakliye vb. fark oluşmaksızın yenisi tedarik edilir,

3.8. ALIM sonrasında devamı olabilen, bakım-onarım desteği olan, garanti kapsamına giren, alternatifler arasında en iyi koşullara sahip olan malzeme ya da firma seçilir. Evsafına uygun mal ve hizmet alımı esastır.

3.9. ALIM'lar yıllık bütçe sınırları içinde, tahsisat kontrolü yapıldıktan ve bütçede tahsisatı olduğu tespit edildikten sonra gerçekleştirilir. ALIM'larla ilgili olarak Yönetim Kurulu'nun DERNEK Genel Koordinatörü ve İşletme Müdürü'nü hangi sınırlar içinde yetkilendireceği ALIM'ların cinsi, miktarı ve toplam tutarına bağlı olarak DERNEK Yönetim Kurulu tarafından hazırlanacak prosedür, yönerge vb. ilgili belgeler ile belirlenir.

3.10. ALIM'larla ilgili ibraz edilen fatura vb. belgelerin, onaylı talep formunda belirtilen miktar ve bedeline uygun olduğunun kontrolü, Muhasebe Birimi sorumlusu tarafından yapılır.

4. İŞLEYİŞ ALIM talebi olan birim, "ürün/hizmet talep formu"nu doldurup ilgili birim amirinin onayını alarak, aşağıda belirtilen süreler dahilinde Satınalma Birimi'ne iletir. DERNEK/İŞLETME'de aşağıda belirtilen üç tür ALIM uygulaması yapılır:

4.1. Rutin olarak satın alması yapılan ürün ve hizmetler için uygulama;

4.1.1. Talebin ürün/hizmet talep formu ile ilgili birim tarafından, ihtiyacın karşılanması gereken tarihten en az 3 gün önceden satınalma birimine yapılmış olması gereklidir.

4.1.2. Satın alma birimi, kendisine iletilen ürün/hizmet talep formunun bir kopyasını fiziksel stok kontrolü yapılması için Depo sorumlusuna, bir diğer kopyasını da bütçe tahsisat kontrolu açısından muhasebe bölümüne gönderilir.

4.1.3. Her satınalmada birimler bazında tutulan veri tabanlarından ilgili malzeme/hizmetlerin fiyat kontrollerini yapmak, son alış fiyatları ile karşılaştırmak, Maliyet Kontrol Sorumlusu'nun görevidir.

4.1.4. Satınalma Sorumlusu, Maliyet Kontrol Sorumlusu ve DERNEK Yönetim Kurulu'nun diğer yetkilendireceği personelin görev, yetki ve sorumlulukları, DERNEK Yönetim Kurulu tarafından bu Yönetmelik esaslarına göre hazırlanacak olan prosedür, yönerge ve ilgili belgeler ile belirlenir.

4.1.5. Yukarıdaki aşamalardan geçtiğine dair ilgili imza/parafları ve gerekiyorsa açıklamaları içeren belgeler, İşletme Müdürü ve/veya Genel Koordinatörün onayına sunulur.

4.2. Gereksinimler doğrultusunda, ilk defa ya da bir defalık alım yapılan, ancak işbu yönetmeliğin

4.3 maddesinde anılan "Yatırım/Demirbaş niteliğinde" olmayan ürün ve hizmetler için uygulama;

4.2.1. Satınalma birimi, aynı nitelikte veya benzer bir alımın daha önce yapılıp yapılmadığını bilgisayar kayıtlarından kontrol ettikten sonra, bahse konu ALIM için piyasa araştırması yapar. İstenen nitelik ve nicelikte birbirleriyle karşılaştırılabilir yazılı teklifler toplar. YK tarafından bu yönetmelik esaslarına göre hazırlanacak olan prosedür, yönerge ve ilgili belgeler ile belirlenir. En az 3 teklifin yazılı olarak alınması gereklidir.

4.2.2. Yukarıdaki aşamalardan geçtiğine dair ilgili imza/parafları ve gerekiyorsa açıklamaları içeren ve geçerli yazılı tekliflerin karşılaştırma ve değerlendirmesinin eklendiği malzeme sipariş formu, İşletme Müdürü ve/veya Genel Koordinatörün onayına sunulur. İşletme Müdürü veya Genel Koordinatör, gerekli hallerde daha fazla teklifi bizzat alabilir veya aldırabilir, ya da onayını verir.

4.2.3. DERNEK Yönetim Kurulu tarafından bu yönetmelik esaslarına göre hazırlanacak olan prosedür, yönerge ve ilgili belgelerde belirtilen sınırlar çerçevesinde bütçe tahsisat kontrolü yapılarak onaylanmış bir talebin satınalma işlemi Satınalma Birimi tarafından yapılır.

4.3. Yatırım/Demirbaş niteliğinde olan ürün ve hizmetler için uygulama: DERNEK Yönetim Kurulu tarafından bu yönetmelik esaslarına göre hazırlanacak olan prosedür, yönerge ve ilgili belgelerde belirtilen meblağların üzerindeki yatırım/yenileme/demirbaş alımları, ya da bütçe tahsisatı olmadan yapılan talepler için, YK'nın onayı ile yapılacak mal ve hizmetlerin satın alınması aşağıdaki gibidir:

4.3.1. DERNEK Yönetim Kurulu tarafından bu yönetmelik esaslarına göre hazırlanacak olan prosedür, yönerge ve ilgili belgeler uyarınca, alımı, DERNEK Yönetim Kurulu'nun onayına tabi yatırım, yenileme, demirbaş malzemeler için Satınalma Komisyonu oluşturulur. Satınalma Komisyonu, söz konusu malzeme veya hizmet alımının teknik, idari ve maddi yönlerini tüm alım kriterleri ile birlikte değerlendirerek bir karara varır ve kararını bir rapor şeklinde DERNEK Yönetim Kurulu'na sunar. Yönetim Kurulu'nun onayından sonra alım gerçekleştirilir.

4.3.2. Satınalma Komisyonu aşağıdaki üyelerden oluşur:

• Talebi yapan birim amiri,

• Satınalma birim amiri

• Genel Koordinatör ve/veya İşletme Müdürü

• Bir DERNEK Yönetim Kurulu üyesi

• DERNEK Yönetim Kurulu tarafından belirlenecek bilirkişi niteliğinde bir uzman ve / veya en az bir DERNEK üyesi

4.3.3. Satınalma raporunun değerlendirilmesi; söz konusu malzeme ya da hizmet alımının kendine özgü şartları ve özellikleri ile dernek çıkarlarını ilgilendiren kriterler olan fiyat, temin süresi, kalite, bakım-onarım desteği, firmanın yeterliliği ve güvenilirliği, vb. esas alınır.

4.3.4. Satınalma Komisyonu veya komisyon oluşturulmadan önce Yönetim Kurulu, yatırım malları, yenileme ve demirbaşlar konusunda derneğin kuruluş amaçlarına uygun olarak DERNEK üyelerine öncelik verecek şekilde üye şahıs veya firmalardan teklif vermesini isteyebilir. Teklif alma duyuruları üyelere e-posta, web sitesi ve DERNEK'in basılı yayınları aracılığıyla yapılır veya tesisin duyuru panolarına duyuru asılır.

5. YÜRÜRLÜK İşbu yönetmelik DERNEK'in 13.06.2004 tarihli Genel Kurulu'nda yürürlüğe girmiştir. Yönetmelik hükümlerini DERNEK Yönetim Kurulu yürütür. İlgili Dokümanlar: DERNEK Yönetim Kurulu tarafından bu yönetmelik esaslarına göre hazırlanacak olan prosedür, yönerge vb. belgelerdir.